Аутсорсинг: понятие, разновидности, преимущества и недостатки
Что такое аутсорсинг? Какие существуют его виды? Как функционируют аутсорсинговые фирмы?
- Понятие аутсорсинга
- Роль внешних организаций
- Примеры компаний, использующих аутсорсинг
- Отличия аутсорсинга от инсорсинга, консалтинга и аутстаффинга
- Сравнение преимуществ и недостатков инсорсинга и аутсорсинга
- Какие формы внешнего сотрудничества не являются аутсорсингом
- Кто может предоставлять аутсорсинговые услуги и как регулируются эти отношения
- Развитие аутсорсинга в России
- Что такое аутсорсинг и когда он необходим
- Плюсы и минусы аутсорсинга
- Преимущества:
- Недостатки:
- Различия между аутсорсингом и аутстаффингом
- Часто передаваемые на аутсорсинг задачи
- Мифы об аутсорсинге
- Где искать аутсорсинговые услуги
- Виды аутсорсинга
- Производственный аутсорсинг
- Управленческий аутсорсинг
- Процессный аутсорсинг
- Аутстаффинг
- ИТ-аутсорсинг
- Проектирование и монтаж сетей
- Управление сайтом
- Переход на IT-аутсорсинг: основные шаги
- Аутсорсинг управления знаниями
- Бухгалтерский и налоговый учет
- Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг
- Аутсорсинг персонала
- Основные функции кадрового аутсорсинга
- Юридический аутсорсинг
- Переход на юридический аутсорсинг
- Продажи
- Аутсорсинг охраны труда
- Переход на аутсорсинг внешнеэкономической деятельности (ВЭД)
- Логистический аутсорсинг
- Печатные услуги
- Рекламная деятельность
- Call-центры
- Прочие виды аутсорсинга
- Оплата услуг аутсорсинга
- Налоговый и бухгалтерский учет затрат на аутсорсинг
- Стоимость и расчет оплаты труда за аутсорсинг
- 1. Почасовая оплата
- 2. Оплата за выполненный объем
- 3. Оплата за отработанный период
- Оценка экономии
- Инструкция по переходу на аутсорсинг
- 1. Анализ и выбор сферы
- 2. Выбор аутсорсера
- 3. Заключение договора
- 4. Контроль и оценка
- Критерии выбора аутсорсера
- Договор аутсорсинга
- Подписание и реализация договора
- Организация работы с аутсорсером
- Контроль работы аутсорсера
- Оплата услуг
- Бухгалтерский учет расходов на аутсорсинг
- Учет затрат на аутсорсинг
- Договор аутсорсинга
- Налоговый учет расходов на аутсорсинг
- Как выбрать компанию-аутсорсера: ключевые критерии
- Как избежать ошибок при переходе на аутсорсинг
- Как открыть аутсорсинговую компанию
- Особенности оформления документов
- Риски при переходе на аутсорсинг
- Как выбрать надежного аутсорсера
Понятие аутсорсинга
Аутсорсинг, в буквальном смысле, обозначает использование ресурсов извне. Проще говоря, это процесс, когда компания привлекает внешние организации для выполнения определенных задач, вместо того чтобы заниматься ими самостоятельно. Это сотрудничество обычно оформляется долгосрочным договором.
Кто такой аутсорсер? Это может быть как компания, так и индивидуальный специалист, предоставляющий специализированные услуги. Примеры распространенных форм взаимодействия между заказчиком и аутсорсером включают:
- уборку офисных помещений;
- организацию питания;
- ИТ-поддержку;
- водоснабжение;
- бухгалтерские услуги.
Аутсорсинговая компания, по сути, это организация, предоставляющая узкоспециализированные услуги по договору, который обычно заключается на срок от одного года.
Роль внешних организаций
В условиях жесткой конкуренции на рынке, каждая компания стремится соответствовать запросам клиентов, минимизируя издержки. Для этого многие фирмы передают часть своих функций внешним партнерам. В России аутсорсинг получил распространение в начале 90-х годов, с началом активного предпринимательства.
Такие структуры предназначены для выполнения индивидуальных заказов, оплачиваемых заказчиком. Объем полномочий посредника варьируется в зависимости от конкретного соглашения. Подрядчики должны быть опытными профессионалами в своей области.
Передача задач внешним партнерам позволяет компаниям существенно экономить, что объясняет растущую популярность аутсорсинга в российской бизнес-среде.
Примеры компаний, использующих аутсорсинг
Исследования показывают, что 80% американских компаний уже передали административные функции на аутсорсинг, а 20% – финансовые вопросы.
- Компания Ford производит лишь 30% своих автозапчастей, остальное поручено внешним подрядчикам, что снижает затраты и оптимизирует процессы.
- ИКЕА сотрудничает с 2500 поставщиками, передавая на аутсорсинг бизнес-инфраструктуру и логистику, чтобы сосредоточиться на розничной торговле.
- Kodak передала ИТ-сегмент компании IBM, что привело к взаимовыгодному сотрудничеству.
- Чтобы снизить расходы и повысить эффективность, Nokia передала на аутсорсинг техническое обслуживание и услуги колл-центра.
- Nike делегировала производственные функции, чтобы сосредоточиться на разработке спортивной одежды и аксессуаров.
- Автопроизводители, следуя примеру Генри Форда, также передают значительную часть производства специализированным организациям.
Аутсорсинг становится все более популярным среди мировых лидеров отрасли.
ПРОДВИНЕМ ВАШ БИЗНЕС В ИНТЕРНЕТЕ
Отличия аутсорсинга от инсорсинга, консалтинга и аутстаффинга
Эти термины часто путают, но они имеют свои особенности и различия. Давайте разберемся.
Инсорсинг предполагает выполнение всех рабочих процессов внутри компании, используя собственные отделы, такие как юридический, бухгалтерский, логистический или ИТ. В любой момент компания может решить передать любой из этих отделов на аутсорсинг.
Сравнение преимуществ и недостатков инсорсинга и аутсорсинга
Аутстаффинг предоставляет возможность передать управление персоналом внешней организации. Компания может использовать эту услугу, сохраняя текущий штат, просто перерегистрировав сотрудников в другую фирму, или нанять новых через кадровую компанию. При этом сотрудники продолжают работать в компании-заказчике, но все вопросы, связанные с оформлением, выплатой зарплаты и налогами, решает компания-исполнитель.
Эта форма сотрудничества популярна среди крупных предприятий, где численность сотрудников превышает 500 человек, таких как медиахолдинги, крупные супермаркеты и технологические гиганты. В отличие от аутсорсинга, аутстаффинг предполагает предоставление рабочего времени конкретного специалиста, который будет трудиться в компании и подчиняться требованиям руководства.
Чтобы отличить консалтинг от аутсорсинга, важно понимать, что консалтинг, от английского «consultation», означает консультацию. Консалтинговые фирмы предоставляют советы топ-менеджерам и директорам по оптимизации бизнес-процессов, улучшению рекламы, повышению эффективности PR-отдела и увеличению продаж.
Какие формы внешнего сотрудничества не являются аутсорсингом
Аутсорсинг часто путают с фрилансом, но между ними есть ключевые различия. Фрилансер может работать по аутсорсинговому договору, но только в этом случае он будет считаться аутсорсером. Однако крупные компании, не относящиеся к фрилансерам, также могут выступать в роли аутсорсеров. Фриланс — это способ поиска работы для специалиста, в то время как аутсорсинг — это формат взаимоотношений между заказчиком и поставщиком услуг.
Аутсорсинг также отличается от дропшиппинга, так как в последнем отсутствуют четко определенные параметры, такие как объем работ, сроки, уровень оплаты и фиксированный срок договора. В дропшиппинге поставщик номинально передает товар дропшипперу, который затем продает его конечному покупателю.
Кто может предоставлять аутсорсинговые услуги и как регулируются эти отношения
Аутсорсинговые услуги могут предоставлять как индивидуальные специалисты, так и крупные компании. Они могут быть самостоятельными хозяйственными единицами, подразделениями крупных фирм или физическими лицами.
В национальном законодательстве нет четкого определения аутсорсинга, как и строгой формы договора. Поэтому трудовые отношения между сторонами регулируются договором оказания услуг, который может включать:
- перечень работ или услуг;
- квалификацию специалистов;
- сроки выполнения;
- ответственность и штрафы за нарушение сроков;
- условия оплаты;
- продолжительность контракта;
- требования конфиденциальности;
- условия досрочного расторжения.
Договоры могут быть оформлены на полный или частичный аутсорсинг. При полном аутсорсинге компания получает полную информацию о деятельности и выполняет все работы в выбранной области, например, разработку логистических процессов. При частичном — передается только часть работы, например, обслуживание конкретного программного обеспечения без доступа ко всей ИТ-системе компании.
Общий подход к аутсорсингу предполагает передачу части услуг через субподряды. Например, специалист может заниматься бухгалтерским учетом, а для подачи налоговой отчетности привлекать субподрядчика. Промежуточный вариант включает передачу собственных специалистов компании под управление аутсорсера.
Развитие аутсорсинга в России
Аутсорсинг начал развиваться в России в 1990-х годах с появлением охранных фирм, маркетинговых агентств и PR-компаний. Одним из препятствий для развития аутсорсинга в стране стала недостаточная социальная защищенность сотрудников. Основной мотив для его внедрения был в снижении финансовых затрат без потери эффективности производства.
Сегодня в России аутсорсинг бизнес-процессов становится все более популярным, хотя вокруг него существует множество стереотипов. Важно понимать, что аутсорсинг — это не просто найм персонала, а полноценное партнерство в определенной сфере. Привлечение внешних специалистов помогает компаниям расширять рынок и увеличивать производственные мощности.
Многие крупные российские компании уже оценили преимущества аутсорсинга, особенно в сферах рекламы, разработки и продвижения веб-сайтов, бухгалтерии и подбора персонала. Долгосрочные контракты с аутсорсинговыми фирмами позволяют ежегодно увеличивать экономию и направлять больше ресурсов на развитие основных направлений бизнеса.
Что такое аутсорсинг и когда он необходим
Термин «аутсорсинг» происходит из английского языка и подразумевает использование внешних ресурсов для внутренних нужд. Руководство компаний стремится обеспечить высокий уровень качества во всех аспектах деятельности, но не всегда это возможно. Не каждая компания может позволить себе содержать высококвалифицированных специалистов в каждом отделе.
В таких случаях проще обратиться к внешним компаниям или специалистам, особенно если:
- Ваша компания небольшая и не может поддерживать разнообразные дополнительные услуги.
- Содержание штатных сотрудников обходится дороже, чем услуги аутсорсинговой компании.
Сотрудничество с внешними компаниями может быть выгодным, если вас устраивает профессионализм их сотрудников.
Плюсы и минусы аутсорсинга
Аутсорсинг — это популярная услуга, которая, казалось бы, приносит только пользу. Однако, как и любой другой вид деятельности, он имеет свои положительные и отрицательные стороны.
Преимущества:
- Экономия денег и времени. Часто услуги специализированной компании стоят дешевле, чем зарплата штатного специалиста.
- Уверенность в качестве работы. Специализированные компании обладают большим опытом в своей области, что снижает риск некомпетентности.
- Возможность расторгнуть договор в любое время без юридических последствий и компенсаций.
- Повышение эффективности работы, так как все усилия сосредоточены на основной деятельности компании.
- Снижение стресса. Избегаются трудовые споры, нет необходимости оплачивать больничные или беспокоиться об отсутствии важных сотрудников.
Недостатки:
- Возможность неправильного выполнения задания. Это зависит от того, насколько четко поставлена задача и насколько правильно ее понимает специалист аутсорсинговой компании.
- Также бывает, что недопонимание задач становится проблемой.
- Риски нарушения конфиденциальности
- Доступ сотрудников аутсорсинговой компании к важной документации может привести к утечке конфиденциальной информации.
- Отсутствие законодательной базы
- Недостаток четкого правового регулирования аутсорсинга может привести к спорам, которые решаются только в судебном порядке.
В следующей части нашего обсуждения мы подробно обсудим не только различные виды аутсорсинга, но и предоставим руководство по их использованию в вашем бизнесе.
Различия между аутсорсингом и аутстаффингом
Основное различие между аутсорсингом и аутстаффингом заключается в принципах оказания услуг:
При аутсорсинге компания поручает выполнение задач внешнему поставщику и ожидает результатов в оговоренные сроки, контролируя процесс.
При аутстаффинге компания нанимает персонал, предоставленный сторонней организацией, на временной основе, при этом сотрудники остаются в штате этой организации, которая занимается их оформлением и выплатой зарплаты. Например, это может быть водитель для одного рейса или юрист для судебного дела. Организация рабочего места и контроль качества остаются за компанией-заказчиком.
Часто передаваемые на аутсорсинг задачи
На аутсорсинг часто передаются следующие задачи:
- Производственные и логистические процессы: транспортировка, производство деталей, управление энергией, ремонт.
- Бизнес-задачи, требующие специализированного оборудования или навыков: маркетинг, реклама, бухгалтерия, юридические услуги, ИТ, подбор персонала.
- Работы, необходимые для поддержания рабочего процесса, но не связанные напрямую с основной деятельностью: уборка, поставки, ввод данных.
Мифы об аутсорсинге
На российском рынке аутсорсинг — относительно новое явление, поэтому существует много заблуждений. Вот несколько распространенных мифов:
- Работа будет выполнена некачественно. На самом деле, аутсорсинговые компании дорожат своей репутацией и обычно прописывают требования в договоре.
- Аутсорсеры не заинтересованы в успехе заказчика. Ответственные аутсорсеры заинтересованы в успехе клиента, так как это влияет на их репутацию и кейсы.
- Аутсорсеры работают из дома, что замедляет процесс. Это не всегда так: многие специалисты продуктивны при удаленной работе, и условия оговариваются в договоре.
Еще один миф — это намеренное затягивание времени при почасовой оплате. Такое поведение свойственно только безответственным исполнителям, которых можно избежать, изучив отзывы.
Где искать аутсорсинговые услуги
Передача непрофильных задач другой организации осуществляется просто. Достаточно ввести в поисковике «Аутсорсинг (определенные) услуги» и выбрать из множества предложений. Оцените результаты работы компаний, свяжитесь с ними и заключите договор.
Если требуется узкоспециализированный подрядчик, можно обратиться на биржи фриланса. Там можно найти вебмастеров, дизайнеров, копирайтеров и переводчиков. Важно сразу обозначить намерения на долгосрочное сотрудничество и установить четкие критерии работы, чтобы подходило под концепцию аутсорсинга.
Виды аутсорсинга
Аутсорсинг помогает сосредоточиться на основном бизнесе и эффективно управлять компанией. Существуют три основных вида аутсорсинга: производственный, управленческий и процессный.
Давайте рассмотрим каждый из них подробнее.
Производственный аутсорсинг
Производственный аутсорсинг предполагает передачу производственных процессов внешним подрядчикам. Это включает в себя производство продукции под брендом заказчика, изготовление комплектующих и выполнение технологических процессов. Такая практика широко распространена среди производителей электроники и автомобилей, так как позволяет сократить затраты и сосредоточиться на основных бизнес-задачах, избегая убыточного собственного производства.
Управленческий аутсорсинг
Этот вид аутсорсинга охватывает бизнес-решения, связанные с анализом данных и сбором статистики, которые затем используются для развития бизнеса. Основываясь на таких исследованиях, компании принимают инвестиционные и управленческие решения и разрабатывают стратегию развития.
Процессный аутсорсинг
Процессный аутсорсинг включает в себя широкий спектр услуг и является наиболее распространенным среди компаний. Он предполагает передачу различных рабочих процессов внешним специалистам и делится на несколько категорий:
- Логистика: Управление поставками сырья, разработка маршрутов, предоставление площадей для бизнеса, отслеживание товаров.
- Финансовые услуги: Бухгалтерский учет, аудит, банковские операции, расчет заработной платы, подготовка налоговой документации.
- ИТ-аутсорсинг: Обслуживание программного обеспечения и систем, устранение ошибок, поддержка интернет-ресурсов, разработка и установка ПО.
- Юридические услуги: Подготовка и оформление документации, представительство в судах, проверка деловых партнеров.
- Маркетинг: Исследование рынка, прогнозирование, планирование и проведение рекламных кампаний.
- Технические услуги: Ремонт и обслуживание оборудования и систем связи.
- Безопасность: Обеспечение безопасности компании.
- Уборка: Уборка и поддержание чистоты в различных помещениях.
- Персонал: Подбор и анализ эффективности сотрудников, их адаптация.
- Сервис: Организация работы колл-центров, техническая поддержка.
- Узкоспециализированные услуги: Привлечение специалистов, таких как дизайнеры и переводчики.
Аутстаффинг
Аутстаффинг, который также относится к процессному аутсорсингу, подразумевает аренду сотрудников. Компания не нанимает персонал напрямую, а использует работников, предоставленных другой организацией. Это избавляет от необходимости заниматься набором персонала, уплатой налогов и управлением документацией. Однако в России такой вид услуг имеет ряд ограничений из-за возможного недобросовестного использования.
ИТ-аутсорсинг
ИТ-аутсорсинг — одна из самых востребованных областей, охватывающая широкий спектр функций, связанных с обслуживанием компьютерной техники и программного обеспечения. Он включает в себя:
- Служба данных: Обслуживание сложного оборудования, что эффективнее и надежнее доверить профессионалам.
- Обслуживание серверов: Управление и обслуживание серверов, необходимых для работы с базами данных.
ИТ-аутсорсинг становится все более популярным благодаря росту значимости информационных технологий в современном мире.
Проектирование и монтаж сетей
Проектирование и монтаж сетей — это специфические задачи, которые лучше доверить профессионалам. Вместо того чтобы нагружать персонал, подготовьте техническое задание и заключите договор с опытными специалистами.
Управление сайтом
В современном бизнесе наличие сайта — это необходимость. Он позволяет разместить всю актуальную информацию для клиентов. Если у вас нет сотрудника с навыками веб-программирования, рассмотрите передачу этой задачи на аутсорсинг.
Переход на IT-аутсорсинг: основные шаги
- Определите форму аутсорсинга. Решите, какие задачи вы хотите передать на аутсорсинг. Проконсультируйтесь со специалистами и изучите ценовые предложения.
- Выберите компанию-партнера. Учитывайте территориальное расположение и возможность заключения долгосрочных договоров.
- Разработайте условия договора. Обсудите все детали, включая оплату, процессы, которые будут управляться внешними специалистами, и возможные форс-мажорные ситуации.
- Подпишите договор. Заверьте его своей подписью и печатью, затем следите за его исполнением.
- Контролируйте процессы. Регулярно проверяйте отчеты, обсуждайте промежуточные результаты, поддерживайте связь между вашими сотрудниками и аутсорсером, выявляйте ошибки.
Аутсорсинг управления знаниями
Этот вид аутсорсинга только начинает развиваться в США и предполагает управление бизнес-процессами, требующими глубокого анализа. Он включает формирование и управление базой знаний, которая может быть использована для принятия управленческих решений.
Бухгалтерский и налоговый учет
Аутсорсинг бухгалтерских услуг, особенно с использованием систем 1С, популярен среди индивидуальных предпринимателей и компаний с минимальными учетными требованиями. Это выгоднее, чем держать штатного бухгалтера, обустраивать рабочее место и приобретать ПО. Внешние компании могут вести всю документацию или выполнять отдельные функции.
Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг
- Анализ текущей ситуации. Оцените, насколько обоснованно привлечение субподрядчиков. Иногда проблема кроется в организации процесса, а не в кадрах.
- Выбор компании. Подходите к выбору ответственно, так как многое зависит от профессионализма специалистов. Учитывайте репутацию компании, качество договора, представительство в налоговых органах, гибкость оплаты и наличие пробного периода.
- Составление договора. Тщательно прописывайте условия, избегая двусмысленных формулировок для защиты от неприятных ситуаций.
- Взаимодействие и контроль. Установите эффективное взаимодействие с аутсорсером и организуйте контроль за его работой.
Аутсорсинг персонала
Аутсорсинг персонала позволяет компаниям «арендовать» сотрудников от другой организации, избавляя от необходимости в найме, налогах и документации. Это особенно полезно для временных или специфических задач. Однако в России эта практика имеет ограничения из-за возможных злоупотреблений.
На крупных предприятиях, где возможна частая ротация кадров, аутсорсинг персонала становится востребованной услугой. Это означает, что рекрутинговые агентства берут на себя задачи по управлению персоналом, что позволяет компаниям значительно сократить затраты и время. Аутсорсинговые компании могут заниматься трудоустройством сотрудников, расчетом налогов на заработную плату, премии и компенсации. Однако важно помнить, что кадровые агентства не несут ответственности за качество работы нанятого персонала.
Основные функции кадрового аутсорсинга
- Разработка инструкций для персонала. Постоянное отслеживание изменений в законодательстве требует времени, которого у руководителей часто не хватает. Поэтому эту задачу можно передать на аутсорсинг.
- Прием и увольнение сотрудников. Грамотный аутсорсер учтет все нюансы при найме, а при увольнении обеспечит соблюдение законодательства, что поможет избежать проблем.
- Разработка внутренних регламентов. Если у вас нет опыта в составлении таких документов, лучше доверить это профессионалам.
- Ведение трудовых книжек. Это требует внимания и знания трудового законодательства, так как правильное заполнение влияет на стаж и пенсию сотрудника.
- Составление штатного расписания. Хотя это не обязательный документ, помощь специалистов может быть полезной.
Юридический аутсорсинг
Средний и малый бизнес активно пользуются услугами юридических аутсорсинговых фирм. Подрядчики оказывают услуги в соответствии с трудовым и налоговым законодательством, а также помогают в реорганизации, регистрации или ликвидации юридических лиц. Услуги аутсорсеров часто дешевле, чем содержание штатного юриста из-за их малой загруженности.
Переход на юридический аутсорсинг
- Принятие решения. Анализируйте бизнес, взвешивайте все плюсы и минусы, определяйте цели перехода на аутсорсинг.
- Поиск аутсорсинговой компании. Учитывайте репутацию и опыт компаний, изучайте отзывы. Составьте список из 5 кандидатов и начните переговоры, обсуждая все детали.
- Подписание договора. Внимательно проработайте условия договора и убедитесь, что все понятно и приемлемо.
- Контроль исполнителей. Специалисты должны предоставлять отчеты по окончании каждого отчетного периода. Анализируйте их деятельность и сравнивайте с запланированными показателями. Если возникают проблемы, причина может быть как в планировании, так и в исполнении.
Продажи
Аутсорсинг в области продаж может включать в себя различные аспекты, такие как маркетинг, управление клиентскими отношениями и поддержка продаж. Компании могут передать эти функции внешним специалистам для повышения эффективности и сосредоточения на своих ключевых задачах.
Компании, чья деятельность не связана напрямую с реализацией товаров, часто используют аутсорсинг для передачи таких функций, как:
- подготовка презентаций;
- организация выставок;
- непосредственные продажи;
- обработка жалоб клиентов;
- инвентаризация.
Например, обувной магазин может проводить инвентаризацию каждые полгода. Вместо того чтобы отвлекать сотрудников от продаж, что может привести к фальсификации результатов, руководство привлекает стороннюю организацию для проведения инвентаризации по договору оказания услуг.
Аутсорсинг охраны труда
Законодательство требует от предприятий с более чем 50 сотрудниками организовать систему охраны труда и техники безопасности. Для небольших компаний это может быть финансово невыгодно, так как специалист по охране труда будет большую часть времени свободен. Поэтому на аутсорсинг можно передать:
- подготовку нормативных документов;
- разработку инструкций по безопасности;
- обучение сотрудников.
Например, офис продаж с 30 сотрудниками не обязан иметь штатного инженера по технике безопасности. В этом случае выгоднее передать функции охраны труда на аутсорсинг.
Переход на аутсорсинг внешнеэкономической деятельности (ВЭД)
Переход на аутсорсинг ВЭД аналогичен другим видам деятельности:
- Проведите анализ деятельности компании.
- Выберите компанию-подрядчика.
- Согласуйте условия договора.
- Подпишите контракт.
- Внесите предоплату.
- Передайте функции ВЭД аутсорсеру.
Логистический аутсорсинг
Транспортный аутсорсинг включает передачу функций перевозки или доставки третьим лицам. Это удобно для компаний, которым периодически требуется отправка товаров, но нет необходимости в собственном транспортном отделе. Логистический аутсорсинг позволяет подрядчикам выполнять складские и транспортные задачи.
Печатные услуги
Аутсорсинг в этой области включает в себя изготовление полиграфической продукции: разработку дизайна, печать бланков, сканирование и обработку изображений, а также офсетную или цифровую печать.
Рекламная деятельность
Реклама — важная часть любого бизнеса. Многие компании, включая крупные, обращаются к рекламным агентствам для создания и продвижения бренда, разработки рекламной стратегии и проведения маркетинговых кампаний.
Call-центры
Специализированные контакт-центры часто используются для продвижения новых продуктов или услуг. Эти сотрудники занимаются «холодными звонками» и могут быстро обзвонить большое количество потенциальных клиентов.
Прочие виды аутсорсинга
Компании могут передать на аутсорсинг и другие функции:
- услуги обратной связи от клиентов;
- почтовая доставка;
- уборка помещений;
- охрана территории;
- секретариат.
Важно, чтобы ключевые функции бизнеса оставались внутри компании, иначе может потеряться основная суть бизнеса.
Оплата услуг аутсорсинга
Стоимость услуг аутсорсинга определяется средними ценами на каждую задачу. На итоговую сумму влияют:
- наличие дополнительных услуг;
- количество компаний или подразделений с отдельным балансом;
- сложность расчетов, обусловленная условиями сотрудничества;
- уровень автоматизации бизнеса.
Налоговый и бухгалтерский учет затрат на аутсорсинг
В налоговом учете расходы на аутсорсинг учитываются как прочие затраты, а сумма НДС, выставленная третьей стороной, может быть вычтена при наличии счета-фактуры. В бухгалтерском учете такие расходы классифицируются как управленческие или производственные, в зависимости от характера услуги.
Стоимость и расчет оплаты труда за аутсорсинг
Существует три основных метода расчета оплаты за аутсорсинг, которые выбираются в зависимости от поставленных задач.
1. Почасовая оплата
Этот метод подходит для задач, которые можно выполнить быстро, например, переустановка операционной системы или проверка договора. В ИТ-аутсорсинге почасовая ставка может быть выше из-за специфики и опыта специалистов. Например, час работы в общепите может стоить от 140 рублей, а в логистике — от 160 рублей.
2. Оплата за выполненный объем
Этот вариант применяется для больших объемов работы или передачи функций конкретного специалиста, например, бухгалтерского или юридического обслуживания. Аутсорсеры предлагают пакеты услуг, например, бухгалтерское сопровождение для ИП может стоить от 2000 рублей, а для крупной компании — от 20-30 тысяч рублей.
3. Оплата за отработанный период
Используется, когда невозможно заранее определить время выполнения задачи, например, изменение функционала сайта или управление отделом продаж. Исполнитель называет стоимость часа работы и предоставляет отчет об использовании времени, либо использует временную регистрацию на ПК.
Оценка экономии
Основная цель аутсорсинга — снижение затрат. Однако неверные расчеты могут привести к увеличению расходов. Важно мониторить разные компании и выбирать оптимальные по цене и качеству услуг. Передача задач на аутсорсинг должна быть экономически обоснованной.
Инструкция по переходу на аутсорсинг
Переход на аутсорсинг следует осуществлять поэтапно, чтобы избежать ошибок и негативных последствий.
1. Анализ и выбор сферы
Определите, какой отдел нуждается в аутсорсинге и в каком объеме. Оцените текущие затраты на оплату труда, страховые взносы и организацию рабочих мест. Сравните эти затраты с предложениями аутсорсинговых компаний, чтобы определить возможную экономию.
2. Выбор аутсорсера
Изучите деятельность и репутацию потенциального аутсорсера. Обратите внимание на:
— Присутствие в авторитетных рейтингах (например, RAEX для бухгалтерского аутсорсинга).
— Скорость решения вопросов, требующих выезда на объект.
3. Заключение договора
Согласуйте все условия сотрудничества и тщательно проработайте договор, чтобы избежать двусмысленностей и защитить интересы компании.
4. Контроль и оценка
Регулярно проверяйте качество работы аутсорсера и оценивайте экономическую эффективность сотрудничества. Это поможет вовремя выявить и устранить возможные проблемы.
Критерии выбора аутсорсера
При выборе компании для аутсорсинга важно учитывать квалификацию и опыт сотрудников подрядчика, их способность реагировать на непредвиденные ситуации и претензии, а также спектр предлагаемых услуг. Также следует уточнить, какие требования к заказчику должны быть включены в договор и на каких условиях клиент обязуется выполнять свои обязательства.
Договор аутсорсинга
Отношения между заказчиком и аутсорсером регулируются договором, который является основным документом, определяющим условия сотрудничества. Основные элементы договора включают:
- Предмет договора: функции или задачи, которые должен выполнять аутсорсер.
- Количество работников и их квалификация.
- Объем работы и стоимость услуг.
- Условия оплаты.
- Права и обязанности сторон.
- Срок действия соглашения и порядок согласования услуг.
Поскольку законодательство РФ не регулирует услуги аутсорсинга, договор становится ключевым инструментом контроля. Важно подробно описать все условия и предусмотреть варианты решения возможных проблем. Подписание договора должно быть осуществлено уполномоченными лицами, и в некоторых случаях стоит убедиться, что у аутсорсинговой компании есть лицензия на оказание услуг.
Подписание и реализация договора
Перед началом сотрудничества необходимо четко определить функции и задачи, которые будет выполнять аутсорсер, а также условия выполнения работ и стоимость услуг. Договор должен также включать порядок передачи документов и ответственность сторон.
Организация работы с аутсорсером
После подписания договора необходимо подготовить компанию к новому формату работы:
- Уменьшить штат, если это необходимо.
- Объяснить сотрудникам порядок взаимодействия с аутсорсерами.
- Подготовить и обновить необходимую документацию.
Может потребоваться переписать должностные инструкции или разработать новый план работы, что следует обсудить с менеджером по персоналу.
Контроль работы аутсорсера
Необходимо отслеживать качество работы аутсорсера. Назначьте ответственного сотрудника для подготовки ежемесячных отчетов. Контроль качества можно осуществлять через опросы менеджеров и анализ изменений в финансовых показателях. Оценка результатов должна проводиться на общих собраниях с руководителями отделов.
Оплата услуг
Оплата услуг аутсорсинга осуществляется в соответствии с договором, который может предусматривать авансовые платежи или оплату по факту выполнения работ. Способ оплаты может быть любым, в зависимости от условий договора. Если цена не согласована, она определяется на основе аналогичных услуг в схожих условиях.
Бухгалтерский учет расходов на аутсорсинг
Затраты на услуги аутсорсинга (без НДС) включаются в расходы по обычным видам деятельности в соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации».
Учет затрат на аутсорсинг
Обычно непрофильные задачи передаются на аутсорсинг, и такие расходы часто классифицируются как косвенные затраты или расходы на продажу. В зависимости от типа услуг или работ, их стоимость может включаться в:
- Накладные расходы, если услуги связаны с обслуживанием производственного оборудования.
- Административные расходы, например, при оказании юридических услуг.
- Расходы на продажу, если подрядчик выполняет логистические функции или оказывает курьерские услуги.
Расходы обычно признаются в периоде подготовки акта приема-сдачи выполненных услуг или другого первичного документа, подтверждающего выполнение работ (п. 16, 18 ПБУ 10/99).
Договор аутсорсинга
Договор может быть подписан с фиксированной ежемесячной оплатой и не требует ежемесячного составления акта. Примером может служить договор на бухгалтерское и налоговое обслуживание, где расходы учитываются в конце каждого месяца в течение срока действия договора, за вычетом НДС (п. 16 ПБУ 10/99). Для этого ежемесячно составляется отчет, содержащий все необходимые реквизиты первичного бухгалтерского документа, отражающий стоимость оказанных услуг или выполненных работ (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Налоговый учет расходов на аутсорсинг
При расчете налога на прибыль, стоимость услуг или работ по договору аутсорсинга учитывается следующим образом:
- Материальные затраты, если услуги или работы носят производственный характер, например, обслуживание оборудования или ИТ-услуги (п. 6 ст. 254 НК РФ).
- Прочие расходы, связанные с производством или реализацией, если подрядчик предоставляет:
- Юридические или консультационные услуги (п. 14, 15 ст. 264 НК РФ).
- Управленческие услуги (п. 18 ст. 264 НК РФ).
- Бухгалтерские услуги (п. 36 ст. 264 НК РФ).
- Материальные затраты, если услуги или работы связаны с приобретением, например, доставка материалов на склад (п. 2 ст. 254 НК РФ).
Важно, чтобы расходы были обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документами, подтверждающими оказание услуг или выполнение работ, могут быть:
- Договор аутсорсинга.
- Заявление клиента.
- Отчет исполнителя.
- Акт оказания услуг.
Документация должна быть достаточно подробной, чтобы установить виды услуг и их стоимость. Услуги не должны дублировать функции, выполняемые штатными сотрудниками, иначе будет сложно доказать, что целью договора не было уменьшение налога на прибыль и применение вычета по НДС (п. 1 ст. 54.1 НК РФ).
- Дата учета расходов
Расходы учитываются на дату:
- Составления акта приема-передачи услуг или выполнения работ, если они относятся к производственным услугам (п. 2 ст. 272 НК РФ).
- Расчета по договору или на последний день отчетного периода, если они относятся к прочим расходам (абз. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
- Передачи материалов для производства, если затраты связаны с их приобретением (п. 2 ст. 272 НК РФ).
Как выбрать компанию-аутсорсера: ключевые критерии
Выбор неправильного аутсорсера может привести к недопониманию и ошибкам в работе вашей компании. Чтобы избежать этого, следуйте следующим рекомендациям:
- Опыт компании. Компании с многолетним опытом работы обычно имеют проверенные методы и качество услуг. Новички могут предлагать низкие цены, но качество услуг может не соответствовать ожиданиям.
- Сайт компании. Обратите внимание на информативность и удобство сайта. Солидные компании часто предоставляют калькуляторы услуг и формы обратной связи.
- Партнеры компании. Изучите список партнеров на сайте компании. Присутствие известных компаний — это положительный знак.
- Отзывы клиентов. Хотя полностью полагаться на отзывы не стоит, они могут дать общее представление о репутации компании.
Как избежать ошибок при переходе на аутсорсинг
- Постепенные изменения. Не спешите сокращать сотрудников. Переход на аутсорсинг должен быть постепенным, чтобы не ухудшить качество работы.
- Четкие сроки. Установите строгие сроки выполнения работ, будь то отчетность или настройка сетей.
- Ответственность сторон. Ясно определите в договоре степень ответственности каждой стороны для эффективного сотрудничества.
- Анализ преимуществ и недостатков. Проведите тщательный анализ деятельности компании перед переходом. Если ваша цель — только снижение затрат, возможно, аутсорсинг не лучший выбор.
Как открыть аутсорсинговую компанию
Перед открытием аутсорсинговой компании оцените риски и найдите свою нишу. Зарегистрируйтесь как юридическое лицо или предприниматель. Важно определить основные направления деятельности, которые востребованы в вашем регионе. Подготовьте стартовый капитал для аренды помещения и организации работы персонала.
Особое внимание уделите подбору квалифицированного персонала, так как от этого зависит репутация и эффективность вашего агентства. Если вы не уверены в своих силах, наймите опытного кадровика.
Особенности оформления документов
В договоре должны быть четко прописаны объемы, качество, сроки выполнения и стоимость услуг. Также укажите штрафы за неисполнение обязательств. Тщательно продуманные формулировки помогут защитить ваши интересы в случае судебных разбирательств.
Риски при переходе на аутсорсинг
Хотя аутсорсинг имеет множество преимуществ, важно учитывать и потенциальные риски:
- Потеря контроля над процессами.
- Зависимость от третьей стороны.
- Возможные проблемы с качеством услуг.
- Нарушение конфиденциальности данных.
Переход на аутсорсинг требует тщательного анализа и подготовки, чтобы извлечь максимальную выгоду и минимизировать риски.
Помимо уже упомянутых нарушений конфиденциальности и утечек информации, существуют и другие риски, связанные с аутсорсингом:
- Низкое качество услуг. Аутсорсинг — относительно новое явление, и заказчики могут столкнуться с исполнителями, чьи профессиональные навыки не соответствуют заявленным. Исполнитель может оказаться менее квалифицированным, чем предполагалось, поэтому сначала стоит заключать краткосрочные договоры, прежде чем переходить к долгосрочному сотрудничеству.
- Зависимость от сторонних специалистов. Существует риск чрезмерной зависимости от аутсорсеров. Если компания-партнер обанкротится, это может нарушить рабочие процессы. Важно иметь план на случай необходимости смены подрядчика.
- Неверный или отсутствующий договор. В договоре должны быть четко прописаны все условия: результаты, сроки, цены и ответственность сторон. Избегайте устных соглашений и внимательно изучите документ перед подписанием.
- Неверный выбор подрядчика. При выборе аутсорсера важно изучить его репутацию, отзывы клиентов, опыт работы и квалификацию сотрудников. Избегайте компаний, предлагающих самые низкие цены, так как это может свидетельствовать о низком качестве услуг.
Как выбрать надежного аутсорсера
- Портфолио. Изучите портфолио компании, чтобы оценить ее опыт и квалификацию. Убедитесь, что она имеет опыт в выполнении задач, которые вы планируете передать на аутсорсинг.
- Конкретные задачи. Оцените, какие задачи требуют высокого профессионализма, а какие можно доверить менее опытным специалистам. Например, простые задачи, такие как поиск изображений или отправка писем, можно поручить новичкам.
- Брифинг. Обязательно проводите брифинг с потенциальными подрядчиками, чтобы уточнить все детали сотрудничества и убедиться, что они понимают ваши требования.
- Отзывы и репутация. Изучите отзывы клиентов и репутацию компании на рынке. Это поможет избежать выбора ненадежного партнера.
При правильном подходе аутсорсинг может стать эффективным инструментом для оптимизации бизнес-процессов и снижения затрат. Однако важно тщательно подойти к выбору подрядчика и управлению сотрудничеством, чтобы минимизировать возможные риски.